L’Ingénierie de la formation : outil stratégique de gestion des compétences
Intégrer la formation dans la réflexion stratégique de l’entreprise incite à définir d’abord une stratégie de formation. Ceci se concrétise en mettant en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
La gestion prévisionnelle de l’emploi prend en compte les évolutions des métiers, les changements du comportement individuel, etc.
Les démarches d’audit et d’ingénierie, inhérentes à la réflexion stratégique inscrivent l’élaboration du plan de formation dans un contexte plus large.
Guy LEBOTERF définit l’ingénierie comme suit : « un ensemble coordonné d’actions méthodiques de conception et d’évaluation des projets. » Ainsi Leboterf souligne l’intérêt grandissant de l’ingénierie parce qu’elle permet d’optimiser les coûts de conception, et ouvre le plan sur l’idée d’actions de formation diversifiées contribuant à la même finalité.
En définitive, une véritable politique de formation ne peut se développer que si le projet d’entreprise intègre dans sa réflexion la gestion des ressources humaines (GRH) et le développement des compétences.
Les stratégies de formation s’alimentent de la stratégie de l’entreprise.
Cette dimension est loin d’être effective dans les petites et moyennes entreprises et industries marocaines (PMEI), où l’on conçoit l’intérêt des investissements matériels en occultant le caractère indispensable de l’accompagnement par la formation.
En effet, Le plan de formation est un outil de gestion des compétences .Il rassemble l’ensemble des moyens , actions de formation et de l’accompagnement en performances du personnel. C’est aussi un élément de suivi et de mesure, ainsi qu’un bon outil de planification budgétaire.
Le plan de formation est une mise en œuvre de la politique de formation:
En effet, il est défini dans le cadre d’objectifs qui répondent à la fois aux exigences des entreprises et du personnel.
Trop d’importance donnée à l’entreprise pourrait démotiver les collaborateurs de celle-ci qui se verraient imposer une formation qu’ils ne souhaitent pas. A l’inverse, trop d’importance accordée aux individus pourrait conduire l’entreprise à pratiquer une formation qui ne soit pas cohérente avec ses objectifs de développement.
D’ailleurs, c’est pour cette raison que la grande difficulté rencontrée par la plupart des entrepreneurs réside dans le choix du point d’équilibre entre les besoins de chaque partie
Le plan de formation est un document indispensable :
Techniquement parlant, le plan de formation se présente sous forme d’un document écrit qui liste les thèmes de formation, les effectifs concernés avec leurs affinités (département, catégories socioprofessionnelles).
Il fait l’objet d’un contrat entre le responsable de formation et les futurs formés.
Il constitue enfin le cahier des charges élaboré par un gestionnaire acheteur à destination de ses fournisseurs externes ou internes.
Bien que précis, le plan de formation doit rester souple et capable d’intégrer, au fur et à mesure des besoins de formation ponctuels non prévus et qu’il faut satisfaire rapidement pour assurer l’efficacité de l’organisation.
Or, pour établir un plan de formation, il faut que les objectifs de formation soient clairs, précis et sérieusement définis, selon l’ordre de priorité des formations ressenties.
En principe, les objectifs de formation s’inspirent de la politique générale de l’entreprise et des orientations stratégiques.
Élaboration et mise en œuvre du plan de formation
Cette phase d’élaboration du processus de formation est cruciale. Elle conditionne le fonctionnement futur de l’entreprise, la réussite de la formation et même son existence.
La formation vise soit à pallier à des lacunes, soit à envisager même une transformation générale de l’organisation.
Ainsi, la première tâche d’un service de formation est d’étudier les différents postes de travail pour y détecter, soit des défaillances individuelles dues au manque de formation, soit l’inadaptation au travail des titulaires nouvellement mutés. Elle peut aussi avoir pour mission l’organisation d’une campagne d’information et de sensibilisation pour une raison ou une autre.
Trois grandes étapes constituent le processus l’élaboration d’un plan de formation dans une entreprise :
- Identification et analyse des besoins en formation
- Transcription des besoins en formation en objectifs opérationnels
- Elaboration et validation du plan de formation
La phase d’analyse des besoins en formation demeure la plus déterminante dans l’élaboration du plan de formation et en conditionne la réussite.
L’analyse des besoins en formation :
L’analyse des besoins en formation est le processus de collecte et d’organisation des données permettant de décider de la nécessité ou non de l’élaboration d’un programme de formation.
En effet, cette phase de diagnostic peut se solder par la détection d’un besoin en formation ou d’un besoin en non formation
L’analyse des besoins en formation comporte donc plusieurs étapes dont le recensement des besoins en formation, la détermination des grands axes de formation ainsi que l’évaluation des résultats obtenus.
Mais avant d’évoquer ces étapes d’analyse, il faut éclaircir ce que l’on entend par besoin en formation.
En effet, un besoin n’a pas d’existence objective en dehors de l’acteur qui l’exprime. Il nécessite une démarche intellectuelle pour être repéré et construit.
Quand plusieurs acteurs se trouvent impliqués dans le même contexte générateur de besoin, ce dernier nécessite une négociation individuelle et/ou collective pour être reconnu en tant que tel.
Quatre grandes sources de besoins en formation peuvent être prises en considération :
- Les dysfonctionnements courants de l’entreprise (exemple : mauvaise qualité des produits, procédures inadéquates, rendements insuffisants
- Les projets de changement ou d’investissement (modernisation, informatisation …)
- L’évolution des métiers et des professions (développement des technologies)
- Les changements culturels (culture de projets, de la qualité, de juste à temps, civisme…)
Certains métiers restent communs pour toutes les entreprises (comptables, secrétaires, …). D’autres sont spécifiques et marqués par une forte technicité, tels que : l’informatique, la robotique, la productique, etc.
En effet, plusieurs métiers naissent au moment où d’autres disparaissent.
Le responsable de formation devrait connaître l’ensemble des métiers de l’entreprise, connaître les personnes avec leur degré de qualification et essayer d’en dégager et de répondre aux variétés des besoins.
Le recensement des besoins se réalise soit par la distribution des fiches de recueil des besoins que le responsable de formation remet à l’ensemble des services, soit au moment de l’entretien périodique d’évaluation à travers des entretiens menés avec l’ensemble des salariés, ou à l’aide d’ un échantillon de la population salariale lorsque l’effectif est très important.
Les besoins recensés peuvent être liés à l’acquisition d’un métier, ou à la connaissance de l’environnement du poste. Les besoins peuvent aussi être liés à l’évolution des carrières du personnel ou au développement de l’entreprise. Ces actions sont généralement organisées dans le cadre de la promotion interne.
Les besoins peuvent finalement concerner tout simplement une demande personnelle du salarié à titre de promotion sociale. Le salarié peut en fait, à travers un bilan de compétences *, analyser ses propres compétences professionnelles ainsi que ses aptitudes et motivations afin de définir ses besoins en formation.
En résumé, les préoccupations moyennes des entreprises et de leurs salariés pourront être regroupées en cinq domaines importants :
- Les performances du service ou de l’atelier ;
- L’introduction de nouvelles technologies ou de nouveaux modes opératoires ;
- L’optimisation du rendement du personnel de l’entreprise ;
- La capacité d’adaptation et de mutation de l’entreprise ;
- Enfin, la réponse aux aspirations personnelles.
Il est à conclure que, pour qu’un plan de formation soit complet et efficace, il faut y faire participer toutes les parties concernées par la formation afin qu’elles prennent part à toutes les étapes de mise en œuvre et d’en être parfaitement conscientes.
Ceci n’est accessible qu’à travers un certain nombre d’entretiens individuels avec l’ensemble du personnel y compris le responsable de la formation. Une fois l’étude terminée, il faut penser et concevoir la solution aux problèmes ou aux défaillances identifiés.
Il reste à souligner que les méthodes d’analyse varient d’une entreprise à une autre selon l’activité, le contexte et les objectifs à atteindre. D’ailleurs, la phase d’identification des besoins est la phase la plus critique dans le processus du montage du plan de formation.
Les entreprises marocaines ont généralement du mal à formuler leurs besoins : la demande en formation est généralement mal exprimée ou reste incomplète. Ceci est dû à plusieurs facteurs dont essentiellement l’absence ou la non qualification des responsables chargés de la gestion de la formation.
Le dilemme qui se pose est que les responsables concernés doivent souvent arbitrer entre des perceptions de besoins très différentes, à cause de la confusion assez facile entre le besoin et l’envie d’une telle ou telle formation.
Les besoins exprimés doivent être objectifs. C’est la résultante d’un processus associant les différents acteurs concernés et traduisant un accord entre eux, exprimant les manques à combler par le moyen de la formation.
Enfin, un bon recensement des besoins constitue un rouage essentiel dans la mise en place d’un plan de formation réussi.
Détermination des axes de formation :
Cette étape de mise en œuvre est un travail propre au responsable de formation.
Avant de pouvoir dresser les grands axes du plan de formation, le responsable doit avant tout analyser et évaluer ces besoins qui auraient découlé de la demande de formation globale. Cette évaluation doit tenir compte principalement de trois critères : la pertinence de la demande, sa cohérence et sa faisabilité.
Enfin ne pas oublier d’évaluer les prestations des organismes de formation avec lesquels l’entreprise avait déjà entretenu des relations.
Le responsable de formation a ainsi un rôle complexe et décisif dans la réussite du plan de formation et par là même, la politique générale de l’entreprise.
La sélection des organismes de formation :
Cette étape doit se traduire par la constitution d’un cahier des charges défini par les décideurs de l’entreprise. Il précise les objectifs d’acquisition de savoirs* , et les thèmes de formation à mettre en place.
Il énumérera aussi l’ensemble des contraintes (délais, budget, suivi), les orientations et le choix des méthodes pédagogiques.
- Le cahier des charges :
C’est un document qui permet de formuler, synthétiser et résumer une situation ou une problématique qu’une action de formation peut aider à résoudre.
Il est à finalité à la fois interne et externe. Ainsi, il permet de mettre en cohérence le besoin de formation et le projet pédagogique. Il concrétise un engagement vis-à-vis du demandeur interne, et permet d’engager la relation avec le prestataire sur des bases définies et contractuelles. Il permet enfin de définir les bases pour l’évaluation de la formation.
Le cahier des charges servira aussi de base à la formulation du projet de formation et aux différents appels d’offres destinés à choisir les organismes compétents.
Sommairement, le cahier des charges devrait contenir les éléments suivants :
- La contribution attendue de la formation
- Les caractéristiques de la population à former
- Les objectifs des compétences souhaitées
- Les contraintes et les délais
- Les modalités ou les moyens de réalisation
- Les caractéristiques des organismes prestataires du service
- Les contraintes financières
- Les modalités d’évaluation.
Attribuer une fonction stratégique à la formation revient à l’inscrire dans le projet de développement de l’entreprise.
Prises généralement trop tard, les décisions de formation s’attachent à rectifier les discordances au lieu de préparer les mentalités à se familiariser avec les grandes orientations stratégiques.
En ce sens, le retard en investissement dans l’ingénierie de formation constitue une perte de productivité considérable pour l’entreprise.
L’articulation du plan de formation au projet et au plan stratégique de l’entreprise constitue l’un des changements majeurs de la conception de la formation continue. En effet, la formation n’est plus conçue comme une simple formation d’adéquation à la technologie.
Elle est un investissement matériel au service du développement de l’entreprise. Lequel investissement devra être évalué pour mesurer le degré du retour sur les fonds engagés.
Ainsi, il y a 30 ans, la formation continue apparaissait un peu comme une cerise sur le gâteau de l’entreprise permettant d’ajouter de la couleur et du goût au travail. Aujourd’hui, elle est le levain de la pâte de nos sociétés, ingrédient sans lequel elles ne pourront pas continuer de se développer, voire même d’exister.
Fatima Zahra ALAMI
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